Regulamin udzielania zamówień

Załącz­nik do Uchwa­ły Rady Nad­zor­czej

Cen­trum Admi­ni­stra­cyj­ne Mazo­via Sp. z o.o.

nr 17/2019 z dnia 5 sierp­nia 2019 r.

REGULAMIN

Spół­ki Cen­trum Admi­ni­stra­cyj­ne

MAZOVIA Sp. z o.o.

doty­czą­cy

udzie­la­nia zamó­wień o war­to­ści prze­kra­cza­ją­cej kwo­tę 20 000 zł

zwa­ny dalej „Regu­la­mi­nem”

§ 1

Przed­miot regu­la­cji

  1. Regu­la­min ma zasto­so­wa­nie do udzie­la­nia przez Spół­kę Cen­trum Admi­ni­stra­cyj­ne Mazo­via Sp. z o.o. z sie­dzi­bą w War­sza­wie zamó­wień, któ­rych war­tość prze­kra­cza kwo­tę 20 000 zł net­to.

  2. Regu­la­min ma zasto­so­wa­nie do zamó­wień, co do któ­rych nie sto­su­je się prze­pi­sów usta­wy z dnia 29 stycz­nia 2004 r. Pra­wo zamó­wień publicz­nych (Dz.U.2017.1579 t.j.).

  3. Ile­kroć w Regu­la­mi­nie jest mowa o:

    1. zama­wia­ją­cym – nale­ży przez to rozu­mieć Cen­trum Admi­ni­stra­cyj­ne Mazo­via Sp. z o.o. z sie­dzi­bą w War­sza­wie, ul. Jagiel­loń­ska 26, 03–719 War­sza­wa, KRS 0000206994, NIP 1132480575;

    2. wyko­naw­cy – nale­ży przez to rozu­mieć oso­bę fizycz­ną, oso­bę praw­ną albo jed­nost­kę orga­ni­za­cyj­ną nie­po­sia­da­ją­cą oso­bo­wo­ści praw­nej, któ­ra ubie­ga się o udzie­le­nie zamó­wie­nia, zło­ży­ła ofer­tę lub zawar­ła umo­wę w spra­wie zamó­wie­nia;

    3. Zarzą­dzie – nale­ży przez to rozu­mieć organ upraw­nio­ny do repre­zen­ta­cji zama­wia­ją­ce­go;

    4. zamó­wie­niach – nale­ży przez to rozu­mieć umo­wy odpłat­ne zawie­ra­ne mię­dzy zama­wia­ją­cym, a wyko­naw­cą, któ­rych przed­mio­tem są usłu­gi, dosta­wy lub robo­ty budow­la­ne;

    5. war­to­ści zamó­wie­nia – nale­ży przez to rozu­mieć cał­ko­wi­te sza­cun­ko­we wyna­gro­dze­nie wyko­naw­cy, bez podat­ku od towa­rów i usług, usta­lo­ne przez zama­wia­ją­ce­go z nale­ży­ta sta­ran­no­ścią.

§ 2

Zasa­dy udzie­la­nia zamó­wień

  1. Zama­wia­ją­cy przy­go­to­wu­je i prze­pro­wa­dza postę­po­wa­nie o udzie­le­nie zamó­wie­nia z zacho­wa­niem zasad:

    1. uczci­wej kon­ku­ren­cji, rów­ne­go trak­to­wa­nia wyko­naw­ców, pro­por­cjo­nal­no­ści i przej­rzy­sto­ści;

    2. racjo­nal­ne­go gospo­da­ro­wa­nia środ­ka­mi, w tym zasa­dy wydat­ko­wa­nia środ­ków w spo­sób celo­wy, oszczęd­ny oraz umoż­li­wia­ją­cy ter­mi­no­wą reali­za­cję zadań, a tak­że z zacho­wa­niem zasa­dy opty­mal­ne­go dobo­ru metod i środ­ków w celu uzy­ska­nia naj­lep­szych efek­tów z danych nakła­dów, reali­zu­jąc wcze­śniej zacią­gnię­te zobo­wią­za­nia w przy­ję­tej wyso­ko­ści i ter­mi­nach.

  2. Zamó­wie­nia współ­fi­nan­so­wa­ne ze środ­ków euro­pej­skich lub innych mecha­ni­zmów finan­so­wych udzie­la­ne są na pod­sta­wie Regu­la­mi­nu z zacho­wa­niem wytycz­nych wyni­ka­ją­cych z prze­pi­sów praw­nych i doku­men­tów okre­śla­ją­cych spo­sób udzie­la­nia takich zamó­wień.

  3. Czyn­no­ści zwią­za­ne z przy­go­to­wa­niem oraz prze­pro­wa­dze­niem postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia wyko­nu­ją oso­by zapew­nia­ją­ce bez­stron­ność i obiek­ty­wizm.

  4. Za przy­go­to­wa­nie i prze­pro­wa­dze­nie postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia odpo­wia­da­ją oso­by w zakre­sie, w jakim powie­rzo­no im czyn­no­ści zwią­za­ne z przy­go­to­wa­niem i prze­pro­wa­dze­niem postę­po­wa­nia.

  5. Zarząd może powo­łać komi­sję do prze­pro­wa­dze­nia postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia, zwa­ną dalej „komi­sją prze­tar­go­wą”.

  6. Komi­sja prze­tar­go­wa może mieć cha­rak­ter sta­ły lub być powo­ły­wa­na do przy­go­to­wa­nia i prze­pro­wa­dze­nia okre­ślo­nych postę­po­wań.

  7. Komi­sja prze­tar­go­wa jest zespo­łem pomoc­ni­czym Zarzą­du zama­wia­ją­ce­go powo­ły­wa­nym do przy­go­to­wa­nia i prze­pro­wa­dze­nia poste­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia.

  8. Komi­sja prze­tar­go­wa w szcze­gól­no­ści przed­sta­wia Zarzą­do­wi zama­wia­ją­ce­go pro­po­zy­cję wybo­ru naj­ko­rzyst­niej­szej ofer­ty.

§ 3

War­tość zamó­wie­nia

  1. Przed wsz­czę­ciem postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia Zarząd powie­rza wska­za­nej oso­bie, bądź komi­sji prze­tar­go­wej okre­śle­nie sza­cun­ko­wej war­to­ści zamó­wie­nia, w szcze­gól­no­ści w celu usta­le­nia, czy pla­no­wa­ny wyda­tek znaj­du­je pokry­cie w pla­nie rze­czo­wo-finan­so­wym. Wzór for­mu­la­rza zawie­ra­ją­ce­go oświad­cze­nie Zarzą­du, potwier­dzo­ne przez głów­ne­go księ­go­we­go Spół­ki, w zakre­sie pokry­cia wydat­ku obję­te­go zamó­wie­niem w pla­nie rze­czo­wo-finan­so­wym, sta­no­wi załącz­nik nr 1 do niniej­sze­go Regu­la­mi­nu.

  2. Sza­cun­ko­wą war­tość zamó­wie­nia usta­la się z nale­ży­tą sta­ran­no­ścią przy zasto­so­wa­niu co naj­mniej jed­nej z nastę­pu­ją­cych metod:

    1. ana­li­zy cen ryn­ko­wych;

    2. ana­li­zy wydat­ków ponie­sio­nych uprzed­nio na reali­za­cję tego same­go rodza­ju zamó­wień z uwzględ­nie­niem wskaź­ni­ka wzro­stu cen towa­rów i usług kon­sump­cyj­nych publi­ko­wa­ne­go przez Pre­ze­sa Głów­ne­go Urzę­du Sta­ty­stycz­ne­go;

    3. ana­li­zy cen ofer­to­wych zło­żo­nych w uprzed­nio pro­wa­dzo­nych przez zama­wia­ją­ce­go postę­po­wa­niach lub zamó­wień udzie­lo­nych przez innych zama­wia­ją­cych, obej­mu­ją­cych ana­lo­gicz­ny przed­miot zamó­wie­nia, z uwzględ­nie­niem wskaź­ni­ka wzro­stu cen towa­rów i usług kon­sump­cyj­nych publi­ko­wa­ne­go przez Pre­ze­sa Głów­ne­go Urzę­du Sta­ty­stycz­ne­go.

  3. Sza­cun­ko­wą war­tość zamó­wie­nia na robo­ty budow­la­ne okre­śla się na pod­sta­wie zesta­wie­nia (np. w for­mie kosz­to­ry­su inwe­stor­skie­go) rodza­ju, zakre­su i ilo­ści robót budow­la­nych wraz z ich cena­mi ryn­ko­wy­mi.

  4. Okre­śle­nie sza­cun­ko­wej war­to­ści zamó­wie­nia nale­ży udo­ku­men­to­wać w posta­ci notat­ki służ­bo­wej i załą­czo­nych do niej doku­men­tów. Doku­men­ta­mi potwier­dza­ją­cy­mi usta­le­nie sza­cun­ko­wej war­to­ści zamó­wie­nia są w szcze­gól­no­ści:

    1. wstęp­ne zapy­ta­nia o cenę skie­ro­wa­ne do wybra­nych wyko­naw­ców;

    2. ofer­ty wyko­naw­ców;

    3. wydru­ki ze stron inter­ne­to­wych zawie­ra­ją­ce ceny poszcze­gól­nych ele­men­tów będą­cych przed­mio­tem postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia (wydru­ki win­ny zawie­rać datę ich spo­rzą­dze­nia wraz z adre­sem źró­dło­wym stro­ny inter­ne­to­wej);

    4. kopie ofert lub umów z innych postę­po­wań (obej­mu­ją­cych ana­lo­gicz­ny przed­miot zamó­wie­nia) z okre­su poprze­dza­ją­ce­go moment sza­co­wa­nia war­to­ści zamó­wie­nia.

§ 4

Wnio­sek o wsz­czę­cie postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia

  1. Oso­ba, któ­rej powie­rzo­no czyn­no­ści zwią­za­ne z przy­go­to­wa­niem zamó­wie­nia spo­rzą­dza wnio­sek o wsz­czę­cie postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia i przed­kła­da go do akcep­ta­cji Zarzą­du.

  2. Wnio­sek o któ­rym mowa w ust. 1 zawie­ra w szcze­gól­no­ści:

    1. opis przed­mio­tu zamó­wie­nia;

    2. uza­sad­nie­nie doty­czą­ce potrze­by udzie­le­nia zamó­wie­nia;

    3. okre­śle­nie sza­cun­ko­wej war­to­ści zamó­wie­nia;

    4. wska­za­nie źró­dła finan­so­wa­nia;

    5. pro­po­no­wa­ny tryb wybo­ru wyko­naw­cy.

  3. Wnio­sek o wsz­czę­cie postę­po­wa­nia wyma­ga akcep­ta­cji głów­ne­go księ­go­we­go oraz zatwier­dze­nia przez Zarząd.

  4. Wzór wnio­sku o wsz­czę­cie postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia sta­no­wi załącz­nik nr 2 do Regu­la­mi­nu.

§ 5

Try­by udzie­la­nia zamó­wień

  1. Try­ba­mi udzie­la­nia zamó­wie­nia sto­so­wa­ny­mi przez zama­wia­ją­ce­go są:

    1. zapy­ta­nie o cenę;

    2. nego­cja­cje z ogło­sze­niem.

  2. Zapy­ta­nie o cenę to tryb udzie­le­nia zamó­wie­nia, w któ­rym zama­wia­ją­cy kie­ru­je pyta­nie o cenę do wybra­nych przez sie­bie wyko­naw­ców i zapra­sza ich do skła­da­nia ofert.

  3. Zama­wia­ją­cy wsz­czy­na postę­po­wa­nie w try­bie zapy­ta­nia o cenę, zapra­sza­jąc do skła­da­nia ofert taką licz­bę wyko­naw­ców, któ­ra zapew­nia kon­ku­ren­cję oraz wybór naj­ko­rzyst­niej­szej ofer­ty, nie mniej niż 3, z zastrze­że­niem ust. 4.

  4. W przy­pad­ku bra­ku moż­li­wo­ści skie­ro­wa­nia zapy­ta­nia o cenę do wyma­ga­nej licz­by wyko­naw­ców, dopusz­cza się prze­sła­nie zapy­ta­nia do mniej­szej licz­by wyko­naw­ców, jed­nak­że dzia­ła­nie takie wyma­ga sto­sow­ne­go uza­sad­nie­nia w for­mie notat­ki służ­bo­wej.

  5. Nego­cja­cje z ogło­sze­niem to tryb udzie­le­nia zamó­wie­nia, w któ­rym po publicz­nym ogło­sze­niu o zamó­wie­niu, zama­wia­ją­cy zapra­sza wyko­naw­ców do skła­da­nia ofert wstęp­nych, pro­wa­dzi z nimi nego­cja­cje, a następ­nie zapra­sza ich do skła­da­nia ofert osta­tecz­nych z zastrze­że­niem ust. 6 poni­żej.

  6. Zama­wia­ją­cy upraw­nio­ny jest do doko­na­nia wybo­ru wyko­naw­cy na pod­sta­wie ofer­ty wstęp­nej, po prze­pro­wa­dze­niu z wybra­nym przez sie­bie wyko­naw­cą nego­cja­cji, bez koniecz­no­ści zapra­sza­nia pozo­sta­łych wyko­naw­ców do zło­że­nia ofert osta­tecz­nych.

  7. Zama­wia­ją­cy wsz­czy­na postę­po­wa­nie w try­bie nego­cja­cji z ogło­sze­niem, zamiesz­cza­jąc ogło­sze­nie o zamó­wie­niu na stro­nie inter­ne­to­wej zama­wia­ją­ce­go.

  8. Zapy­ta­nie o cenę o któ­rym mowa w ust. 2 powy­żej powin­no zawie­rać w szcze­gól­no­ści:

    1. opis przed­mio­tu zamó­wie­nia;

    2. ter­min wyko­na­nia zamó­wie­nia;

    3. warun­ki udzia­łu w postę­po­wa­niu;

    4. wykaz oświad­czeń lub doku­men­tów potwier­dza­ją­cych speł­nia­nie warun­ków udzia­łu w postę­po­wa­niu;

    5. infor­ma­cje o spo­so­bie poro­zu­mie­wa­nia się zama­wia­ją­ce­go z wyko­naw­ca­mi;

    6. opis spo­so­bu przy­go­to­wa­nia ofer­ty;

    7. miej­sce oraz ter­min skła­da­nia ofert;

    8. opis spo­so­bu obli­cze­nia ceny;

    9. istot­ne dla stron posta­no­wie­nia, któ­re zosta­ną wpro­wa­dzo­ne do tre­ści zawie­ra­nej umo­wy w spra­wie zamó­wie­nia, ogól­ne warun­ki umo­wy albo wzór umo­wy.

  9. Ogło­sze­nie o zamó­wie­niu, o jakim mowa w ust. 5 powy­żej powin­no zawie­rać w szcze­gól­no­ści:

    1. opis przed­mio­tu zamó­wie­nia,

    2. warun­ki udzia­łu w postę­po­wa­niu;

    3. infor­ma­cje, czy zama­wia­ją­cy prze­wi­du­je udzie­le­nie zamó­wie­nia na pod­sta­wie ofert wstęp­nych, po prze­pro­wa­dze­niu nego­cja­cji z wybra­nym przez sie­bie wyko­naw­cą, bez koniecz­no­ści zapra­sza­nia pozo­sta­łych wyko­naw­ców do zło­że­nia ofert osta­tecz­nych.;

§ 6

Wybór wyko­naw­cy oraz udzie­le­nie zamó­wie­nia

  1. Zamó­wie­nie udzie­la się wyko­naw­cy wybra­ne­mu zgod­nie z Regu­la­mi­nem.

  2. Po doko­na­niu wybo­ru wyko­naw­cy oso­ba upo­waż­nio­na, bądź komi­sja prze­tar­go­wa skła­da do Zarzą­du wnio­sek o udzie­le­nie zamó­wie­nia.

  3. Wnio­sek o udzie­le­nie zamó­wie­nia zawie­ra w szcze­gól­no­ści:

    1. wska­za­nie sza­cun­ko­we war­to­ści zamó­wie­nia wyra­żo­nej w zło­tych;

    2. infor­ma­cję o try­bie wybo­ru naj­ko­rzyst­niej­szej ofer­ty;

    3. nazwę (fir­mę) albo imię i nazwi­sko, sie­dzi­bę albo miej­sce zamiesz­ka­nia oraz adres wybra­ne­go wyko­naw­cy, a tak­że uza­sad­nie­nie jego wybo­ru;

    4. cenę wybra­nej ofer­ty.

  4. Do wnio­sku o udzie­le­nie zamó­wie­nia nale­ży dołą­czyć peł­ną doku­men­ta­cję postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia.

  5. Po doko­na­niu przez Zarząd akcep­ta­cji wnio­sku o udzie­le­nie zamó­wie­nia oso­ba upo­waż­nio­na, bądź komi­sja prze­tar­go­wa przy­go­to­wu­je umo­wę i prze­ka­zu­je ją do akcep­ta­cji rad­cy praw­ne­go oraz głów­ne­go księ­go­we­go.

  6. Udzie­le­nie zamó­wie­nia nastę­pu­je poprzez zawar­cie umo­wy w for­mie pisem­nej. Umo­wę pod­pi­su­je Zarząd, bądź upo­waż­nio­na przez nie­go oso­ba.

  7. Wzór wnio­sku o udzie­le­nie zamó­wie­nia sta­no­wi załącz­nik nr 3 do Regu­la­mi­nu.

§ 7

Unie­waż­nie­nie postę­po­wa­nia

Zama­wia­ją­cy zastrze­ga sobie pra­wo do unie­waż­nie­nia postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia bez poda­wa­nia przy­czy­ny w dowol­nym cza­sie. W takim przy­pad­ku Wyko­naw­cy nie przy­słu­gu­ją jakie­kol­wiek rosz­cze­nia odszko­do­waw­cze z tytu­łu udzia­łu w postę­po­wa­niu, w tym przede wszyst­kim rosz­cze­nie o zwrot kosz­tów przy­go­to­wa­nia ofer­ty lub pro­wa­dze­nia nego­cja­cji.

§ 8

Odstą­pie­nie od sto­so­wa­nia Regu­la­mi­nu

W szcze­gól­nie uza­sad­nio­nych przy­pad­kach Zarząd może pod­jąć decy­zję o odstą­pie­niu od sto­so­wa­nia Regu­la­mi­nu.

§ 9

Doku­men­to­wa­nie postę­po­wań

  1. Zama­wia­ją­cy prze­cho­wu­je doku­men­ta­cję prze­pro­wa­dzo­ne­go postę­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia przez okres 5 lat od dnia zakoń­cze­nia obo­wią­zy­wa­nia umo­wy zawar­tej w try­bie okre­ślo­nym w niniej­szym Regu­la­mi­nie z zastrze­że­niem ust. 2.

  2. Jeże­li czas trwa­nia umo­wy prze­kra­cza 5 lat, zama­wia­ją­cy prze­cho­wu­je doku­men­ta­cję postę­po­wa­nia przez cały czas trwa­nia umo­wy.

ZAŁĄCZNIKI:

1. Wzór oświad­cze­nia doty­czą­ce­go uję­cia wydat­ku w pla­nie rze­czo­wo-finan­so­wym Zama­wia­ją­ce­go.

2. Wzór wnio­sku o wsz­czę­cie poste­po­wa­nia o udzie­le­nie zamó­wie­nia.

3. Wzór wnio­sku o udzie­le­nie zamó­wie­nia.